海外発送では、主に2種類の出荷書類が必要となります。出荷伝票(送り状)とコマーシャルインボイス(通関書類)です。


出荷伝票(送り状)

Waybill または Airway bill とも呼ばれる出荷伝票は、運送会社に配送先を知らせるための文書です。サービスタイプも記載されています。

出荷伝票には通常、荷送人・荷受人の連絡先と住所、追跡番号、およびバーコードが記載されます。 海外発送の場合は、貨物内容の詳細が記載されますが、運送会社によって記載情報は異なります。

出荷伝票サンプル(Fedex)

また、一部の運送会社は、返送用ラベルを用意しています。返送用ラベルの場合は、単純に荷送人と荷受人の住所が逆に記載されます。 多くのEコマースセラーは、通常の出荷伝票発行と同時に返送用ラベルを発行します。そうする事により、購入者は簡単に返品することができルため、海外サイトで購入する際の注文確定までのハードルを下げることができます。 特に、ブランド品などの高価な商品を出荷するセラー様におすすめです。返送用ラベルの発行に料金はかかりません。実際に購入者が返品に至った場合にのみ、返送料金が発生します。

出荷伝票発行方法
まず一つ目の方法は、手書き・手入力です。これは、個人が出荷する際によく使われる手段で、複写式の送り状に直接手書きで宛先情報などを入力する方法です。

運送会社によっては、オンラインページから出荷伝票のテンプレートをダウンロードして、必要な情報を手入力して、送り状を印刷することもできます。

例:
DHL
Fedex
日本郵便:最寄りの郵便局で入手可能です。

二つ目は、運送会社のオンラインプラットフォームで送り状を作成する方法です。必須情報入力後、出荷ラベルが生成されます。

送り状作成にあたり、下記の情報が必要となります。
・荷送人の連絡先とアカウントの詳細
・受取人の連絡先
・宛先住所
・出荷の詳細:品目、数量、サイズ、重量
・配送方法:スタンダードまたはエクスプレス、追跡有りまたは無し(海外発送は特に、追跡有りをお勧めします)
・その他(運送会社によって異なる):代金引換、備考欄、保険の有無、など

三つ目は、Ship&coのような自動出荷ソリューションを使用する方法です。上記の受注詳細はショップから自動的にインポートされ、主要な運送会社の送り状をワンクリックで発行できるので、送り状作成にかかる時間を大幅に節約できます。

出荷伝票の印刷方法
送り状の印刷に関しては、インクジェット/レーザープリンタを使って紙に印刷するか、シールタイプのラベルが付いたサーマルプリンタを使用するかを選択できます。月に数百枚以上のラベルを出荷する場合、運送会社によっては無料でサーマル用ラベルやサーマルプリンタの貸し出しサービスがあるので、事前にチェックするようにしましょう。

コマーシャルインボイス(通関書類)

税関はコマーシャルインボイスにより、貨物の中身を把握し、税関検査の要否、関税・地方消費税額の算出を行います。コマーシャルインボイスの記載内容に、事実と異なる内容があると、通関手続きが保留になり、貨物の引き取りに遅れが出たり、最悪の場合は輸出者側に返送されることもあります。

インボイスには通常、以下の詳細が含まれます。
・アイテムの詳細
・数量
HSコード - 国際的に定められた様々な分類の品目を認識する6桁のコードです。
・各アイテムの小売価格

コマーシャルインボイス サンプル(Fedex)

コマーシャルインボイス発行方法
一つ目の方法は、手入力です。運送会社のページからインボイスのテンプレートをダウンロードして、詳細を記入し印刷することができます。

二つ目は、運送会社のペーパーレスオプションを使用することです。FedexやUPS, DHLの場合、送り状発行と同時に電子インボイスを税関へ送信する事により、インボイス印刷や貨物添付の手間を省くことができます。このペーパーレスオプションは運送会社によって呼び名は異なりますが、ETD, PLTなどと呼ばれます。

三つ目は、Ship&coのような自動出荷ソリューションを使用する方法です。Ship&coでは、送り状と一緒にコマーシャルインボイスを自動的に生成できます。インボイス情報の入力も不要で、また上記のペーパーレスオプションにも対応しているため、インボイス印刷の必要はありません。


Ship&coについて
Ship&coは、ECセラー向けの"オールインワン"出荷管理ソリューションです。複数のEコマースプラットフォーム、および国内外の運送会社とAPIで連携しています。ECショップのオーダーを自動的に取り込み、運送会社の送料比較、送り状・インボイス(納品書)発行、追跡番号の自動送信まで、一つのページで一連の作業を完了できます。

詳しくはこちらをご覧になるか、hello@shipandco.comまでお気軽にお問い合わせください。