海外発送では、主に2種類の出荷書類が必要となります。出荷伝票（送り状）とコマーシャルインボイス（通関書類）です。
出荷伝票（送り状）
Waybill または Airway bill とも呼ばれる出荷伝票は、運送会社に配送先を知らせるための文書です。サービスタイプも記載されています。
出荷伝票には通常、荷送人・荷受人の連絡先と住所、追跡番号、およびバーコードが記載されます。 海外発送の場合は、貨物内容の詳細が記載されますが、運送会社によって記載情報は異なります。
また、一部の運送会社は、返送用ラベルを用意しています。返送用ラベルの場合は、単純に荷送人と荷受人の住所が逆に記載されます。 多くのEコマースセラーは、通常の出荷伝票発行と同時に返送用ラベルを発行します。そうする事により、購入者は簡単に返品することができルため、海外サイトで購入する際の注文確定までのハードルを下げることができます。 特に、ブランド品などの高価な商品を出荷するセラー様におすすめです。返送用ラベルの発行に料金はかかりません。実際に購入者が返品に至った場合にのみ、返送料金が発生します。
出荷伝票発行方法
まず一つ目の方法は、手書き・手入力です。これは、個人が出荷する際によく使われる手段で、複写式の送り状に直接手書きで宛先情報などを入力する方法です。
運送会社によっては、オンラインページから出荷伝票のテンプレートをダウンロードして、必要な情報を手入力して、送り状を印刷することもできます。
例：
・DHL
・Fedex
・日本郵便：最寄りの郵便局で入手可能です。
二つ目は、運送会社のオンラインプラットフォームで送り状を作成する方法です。必須情報入力後、出荷ラベルが生成されます。
送り状作成にあたり、下記の情報が必要となります。
・荷送人の連絡先とアカウントの詳細
・受取人の連絡先
・宛先住所
・出荷の詳細：品目、数量、サイズ、重量
・配送方法：スタンダードまたはエクスプレス、追跡有りまたは無し（海外発送は特に、追跡有りをお勧めします）
・その他（運送会社によって異なる）：代金引換、備考欄、保険の有無、など
三つ目は、Ship&coのような自動出荷ソリューションを使用する方法です。上記の受注詳細はショップから自動的にインポートされ、主要な運送会社の送り状をワンクリックで発行できるので、送り状作成にかかる時間を大幅に節約できます。
出荷伝票の印刷方法
送り状の印刷に関しては、インクジェット/レーザープリンタを使って紙に印刷するか、シールタイプのラベルが付いたサーマルプリンタを使用するかを選択できます。月に数百枚以上のラベルを出荷する場合、運送会社によっては無料でサーマル用ラベルやサーマルプリンタの貸し出しサービスがあるので、事前にチェックするようにしましょう。
コマーシャルインボイス（通関書類）
税関はコマーシャルインボイスにより、貨物の中身を把握し、税関検査の要否、関税・地方消費税額の算出を行います。コマーシャルインボイスの記載内容に、事実と異なる内容があると、通関手続きが保留になり、貨物の引き取りに遅れが出たり、最悪の場合は輸出者側に返送されることもあります。
インボイスには通常、以下の詳細が含まれます。
・アイテムの詳細
・数量
・HSコード - 国際的に定められた様々な分類の品目を認識する6桁のコードです。
・各アイテムの小売価格
コマーシャルインボイス発行方法
一つ目の方法は、手入力です。運送会社のページからインボイスのテンプレートをダウンロードして、詳細を記入し印刷することができます。
二つ目は、運送会社のペーパーレスオプションを使用することです。FedexやUPS, DHLの場合、送り状発行と同時に電子インボイスを税関へ送信する事により、インボイス印刷や貨物添付の手間を省くことができます。このペーパーレスオプションは運送会社によって呼び名は異なりますが、ETD、PLTなどと呼ばれます。
三つ目は、Ship&coのような自動出荷ソリューションを使用する方法です。Ship&coでは、送り状と一緒にコマーシャルインボイスを自動的に生成できます。インボイス情報の入力も不要で、また上記のペーパーレスオプションにも対応しているため、インボイス印刷の必要はありません。
送り状発行システムShip&coとは？
Ship&coは、EC事業者が配送業務において直面する課題を解決するために開発された、送り状発行システムです。シンプルで使いやすいWebダッシュボードと出荷APIを提供しており、注文情報を自動的に同期し、FedEx、UPS、DHL、ヤマト運輸、佐川急便などの配送会社の配送ラベルとコマーシャルインボイスを簡単に作成することができます。Ship&coを使うことで、煩雑な手作業を省くことができ、配送業務の効率化と正確性の向上を実現できます。
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