「出荷作業の工程が煩雑でミスが多くなってしまう」
「手作業で出荷しているので時間がかかる」
「もっと効率的に出荷作業を行いたい」
この記事は、こんな課題を抱えている方に向けて書いています。
本記事では出荷業務の改善を考えている方に向けて、出荷業務の問題点や改善フローを解説していきます。また出荷作業の効率化につながるおすすめの出荷管理システムもご紹介しますね。
ぜひ参考にして出荷作業の改善、あるいは効率化の一助としてください。
出荷作業とは
出荷作業とは、顧客の注文を受けてから倉庫内で商品を選び、荷物として発送するまでの一連の流れを指します。複数の工程に分かれており業務フローも複雑なため、ミスが発生することも珍しくありません。
一方、出荷作業でミスを起こしてしまうと、顧客からの信頼に関わります。そして返品や再送付などを行うことになれば、余分なコストも発生するでしょう。
こうしたトラブルを防ぐためにも、出荷作業をミスなく行うことが重要です。
出荷作業の業務フロー
ECサイトやメーカーなどに顧客からの注文が入った際は、以下の流れで出荷作業を行います。
- 受注管理：顧客の注文をまとめ、倉庫へ商品の出荷指示を出す
- ピッキング：出荷指示どおりに倉庫内から商品を取り出す
- 検品：商品の鮮度や傷・破損の有無を確認する
- 梱包：商品に適切な包装をほどこし、発送できる状態にする
- 発送：送り状を貼付し、運送会社に届ける
またピッキング作業には1オーダーごとに商品をそろえる「オーダーピッキング」と、複数の注文をまとめて同一商品を一気にそろえる「トータルピッキング」があります。
ただしオーダーピッキングは動線が長くなる、トータルピッキングは仕分け作業が必要になる点がデメリットです。
出荷作業で発生しがちなミスの例
出荷作業で起こりやすいミスとして、以下の例が挙げられます。
- 誤った商品が届く：色が違う、個数が違うなど
- 付属商品が同梱されていない：説明書やチラシが入っていないなど
- 商品が届かない：送り先が誤っている、在庫がないなど
出荷作業の工程には手作業となる部分も多いため、ヒューマンエラーが起こりやすいといえます。特に受注管理時の入力ミス、ピッキング時の確認ミスが発生しやすいです。
あるいは在庫情報や入荷情報などのデータがリアルタイムで反映されないことがきっかけで、出荷ミスにつながることもあるでしょう。
いずれにせよミスが続いている場合は、すぐに問題点を把握して改善策を考えることが重要です。
出荷作業改善のための3ステップ
出荷作業でミスが頻発している場合、すぐに改善策を探らなければなりません。
出荷作業を改善する方法はいくつも考えられますが、以下の3ステップに沿って進めていきましょう。
ステップ１）現状と課題を把握する
まずは現在の工程を振り返り、工程ごとの作業内容と作業時間を明確にします。
そうすると「倉庫内が片付いておらず、ピッキングミスが起こりやすい」「動線が長く、ピッキングに時間がかかってしまう」「作業手順が曖昧なままで、人によってやり方が異なっている」「そもそも人手が足りていない」といった課題点が見えてくるはずです。
作業内容や作業時間をデータとしてまとめることで、課題点を把握しやすくなるでしょう。
ステップ２）解決策を考える
課題点がはっきりしたら、それを改善するための解決策を考えてください。以下に改善策の例を挙げます。
- 倉庫内の整理をする：ピッキングしやすい環境を作り、ミスを防止する。時間短縮にもつながる
- 作業手順をマニュアル化する：業務の標準化を進め、人によってやり方を変えない
- システムを導入する：手作業を減らしてヒューマンエラーを防止する。人員不足解消にもつながる
他にも定期的に研修を行う、人員を補充するなど、課題点に合わせてさまざまな方法が考えられます。優先順位を決めて取り組む施策を選定し、実行に移しましょう。
ステップ３）施策効果を測定して仕組み化する
施策を実行した後は、その効果を測定・検証します。実際に効果が上がっているか確認し、施策を継続するかどうか判断してください。
データを測定するだけでなく、作業者の所感を聞くのも良いですね。思うような効果が出ていない場合は、施策の見直しが必要となります。
施策を継続する場合は、それを仕組み化しましょう。PDCAサイクルをうまく回すことができれば、業務の安定につながります。
出荷作業を改善するポイント４つ
ここからは、出荷作業を効率化してミスの削減をするために改善するポイント４つを解説します。
（１）適切な人員配置・確保
スタッフの能力や出荷量に応じて適切な人員を配置することで、出荷作業の改善につながります。全体のバランスを見て、業務の負担が均等になるようにしましょう。
また繁忙期などで出荷量が増加した際に人員が不足すると、スタッフ一人ひとりの負担が大きくなりミスが起こりやすくなります。
そのため、人員の配置と併せて、出荷量によって十分な人員を確保することも重要です。
（２）業務の標準化・マニュアル化
出荷作業の改善において、業務の標準化・マニュアル化は不可欠といえます。
さまざまなケースを想定した出荷作業手順をマニュアル化すれば、新人スタッフの教育もスムーズに行うことができるでしょう。また作業手順を統一することで、作業の効率化と全体の品質向上が期待できます。
さらに、マニュアルを更新するだけでスタッフ全員に最新の情報を共有できるため、属人化しがちな出荷作業では作業手順の標準化・マニュアル化が効果的です。
（３）整理整頓・作業スペースの確保
出荷作業を効率的に改善するためには、倉庫内の整理整頓も重要です。
商品棚の整理はもちろん、資材や備品の保管場所を明確にして作業スペースをしっかりと確保すると良いでしょう。
普段から整理整頓と作業スペースの確保を徹底することで、検品・梱包作業がしやすくなります。その結果、誤出荷などさまざまなミスを未然に防ぐことができます。
（４）出荷管理システムや在庫管理システムの導入
出荷作業は手作業なしで行うことはできないため、目視で確認することも大切です。しかし、在庫管理や出荷作業を手作業だけで行うにはどうしても限界があり、ヒューマンエラーをゼロにすることは難しいでしょう。
そこで、目視確認の徹底に加えて管理システムの導入が出荷作業の改善には効果的です。
たとえば在庫管理システムを導入すれば、リアルタイムで在庫状況を把握することができ、正確な棚卸し作業が可能です。また出荷管理システムを活用することで、出荷ラベルの作成が容易になり、手作業で行うよりも効率的に発送作業ができます。
このように、適切なシステムの導入は業務効率を向上できるため、スタッフの作業負担削減にもつながるでしょう。
出荷作業を改善する出荷管理システム5選
出荷作業の改善、さらに作業の効率化につなげるには、出荷管理システムの導入がおすすめです。システム化できる部分が増えれば、ヒューマンエラーを改善することもできるでしょう。
ここでは在庫管理に特化したものも含め、出荷管理作業を改善するためのシステムを5つご紹介します。
①出荷管理システム「Ship&co」は越境ECにも完全対応
- 月額割引プラン：月額1,100円/50件〜 (設定件数を複数ご用意しています)
- 従量課金プラン：33円/件
- カート連携：Shopify、Amazon、BASEなど
- 無料トライアル：14日間
Ship&coは日本初となるクラウドベースの出荷管理システムです。
日本唯一のAPIプロバイダーでもあり、導入実績は2,000社以上。国内発送だけでなく海外発送業務にも対応しているため、越境ECで商品を販売している企業にもおすすめです。
発送機能に加えて受注データを自動同期する、出荷データをCSV出力するなど、さまざまな機能が搭載されています。カスタマーサポートも手厚いので、何かあった時も相談しやすいでしょう。
APIサービスを使えば自社システムの機能が拡張可能
API連携とは、あるアプリを通して別のアプリを使えるようにする仕組みのこと。
Ship&coでも自社システムの機能を拡張させ、出荷業務を効率化することができます。導入企業からも「1つのAPIにまとめられて開発しやすい」との声が出ています。
たとえば各運送会社と連携させて自社のシステムに送り状発行機能を付ければ、出荷ラベルの作成が容易になります。ヤマト運輸・佐川急便・日本郵便などの国内運送会社から、FedEx Expressなどの国外輸送業者まで幅広く連携できますよ。
さらに追跡番号も取り込めるようにすれば、よりスピーディーな出荷作業が可能です。
⇨アカウントの作成はこちらからどうぞ。
無料トライアル期間（14日間）は数の制限なく送り状発行が可能なため、ぜひお試しください。
②ロジクラ｜導入実績20,000社以上！スマホで手軽に出荷作業ができる
引用：ロジクラ
- 料金：14,800円/月～ ※年間契約の場合は割引あり
- カート連携：Shopify、STORESなど
- 無料トライアル：14日間
ロジクラは20,000社以上に導入されている在庫管理システムです。
スマホから出荷作業が可能なうえデザインがシンプルなので、多くの人にとって使いやすいといえるでしょう。リアルタイムで在庫管理ができるため、ECサイトの欠品率を下げることもできますよ。
手間のかかる検品作業も、アプリ一つで簡単に完了します。
バーコードスキャン機能を搭載しており、入荷検品と在庫の追加を同時に行うことが可能。ラベルプリンターにも対応しているので、必要に応じて利用できます。
②Crossma（クロスマ）｜ECモールの運営を効率化！開設準備もお任せ
引用：クロスマ
- 料金：14,800円/月
- カート連携：amazon、Rakuten、au PAYマーケットなど
Crossmaは複数のECモールをまとめて効率的に運営するためのツールです。
在庫管理や出荷依頼、メール送付などを一元化・自動化するため、業務効率を大幅にアップすることができます。
なかでも在庫数の調整や注文処理については完全に自動化されるので、実質的な作業時間をほぼ0にできるでしょう。
さらに新規でECモールを作る場合は、Crossmaが初期設定やストアデザインなどを15,000円で代行可能。現在のモール運営を効率化したい方だけでなく、これからモール運営を始める方にもおすすめです。
③Air Logi（エアロジ）｜EC物流特化型！低コストなのに高機能
引用：AiR Logi
- 料金：10,000円/月～ ※初期費用35,000円
- カート連携：Shopify、Rakuten、amazonなど
- 無料トライアル：21日間
Air Logiは、EC物流の現場から誕生したEC物流特化型のクラウドシステムです。
データ連携機能を活かせば、近ごろ注目を集めている物流ロボットの導入・活用も可能。カスタマイズ性に富んでおり、無料相談もできますよ。
物流業務の効率化機能をはじめ、倉庫の一元管理機能や請求業務の自動化機能などが備わっており、出荷業務全体の改善につなげられるのもポイントです。
トライアル期間が長く、導入サポートも整っているのでスムーズに導入できるでしょう。
④楽楽販売｜在庫管理が課題の企業向け！データの管理・共有をスムーズにする
引用：楽楽販売
- 料金：70,000円/月～ ※初期費用 150,000円
- 外部連携：楽楽精算、MailDealerなど
- 無料トライアル：あり
楽楽販売は、在庫管理をはじめ販売管理をまとめて効率化できるクラウド型のシステムです。
リアルタイムで在庫情報を管理・共有できるほか、ボタン1つで帳票の作成ができます。カスタマイズ性が高いため、企業に合った形で導入できるでしょう。
導入前後のサポートやFAQサイトも整っているため、初めてシステムを導入する方も安心です。
プログラミングの専門知識がなくても、申し込みから3営業日ほどで利用開始できるという手軽さも魅力。必要に応じて設定代行依頼も可能です。
出荷作業を効率化してスムーズな発送につなげよう
今回は、出荷業務を効率化したい方や出荷業務に課題を抱えている方に向け、出荷作業における問題点や改善フローを解説しました。
おすすめの出荷管理システムや在庫管理システムの紹介もしたので、気になるシステムがあればトライアルを申し込んでみてくださいね。
出荷業務は顧客との信頼関係に関わるうえ、1つのミスが返品・再発送などの手間やコストを増大させます。
工程の見直しや出荷業務の効率化によってミスを減らし、よりスムーズな発送につなげていきましょう。
送り状発行システムShip&coとは？
Ship&coは、EC事業者が出荷業務において直面する課題を解決するために開発された、送り状発行システムです。シンプルで使いやすいWebダッシュボードと出荷APIを提供しており、注文情報を自動的に同期し、FedEx、UPS、DHL、ヤマト運輸、佐川急便などの配送会社の出荷ラベルとコマーシャルインボイス (海外発送の場合) を簡単に作成することができます。Ship&coを使うことで、煩雑な手作業を省くことができ、出荷業務の効率化と正確性の向上を実現できます。
アカウントの作成はこちらからどうぞ。ご不明点がございましたら、hello@shipandco.comまでお気軽にお問い合わせください。
皆様の出荷業務がより簡単になりますよう、全力でサポートして参ります！
