EMSの発送に必要な書類を解説！
国際郵便のEMSサービスを利用して荷物を発送する際、必要な書類は国内発送とは異なります。今回は、越境EC事業者の皆様に向けて、EMS発送時に必要な書類について解説します。
オンラインシッピングツールを使用して印刷するEMSの書類から、国際郵便マイページサービスなどの送り状発行システムで作成されるEMS送り状から、その他必要な書類まで詳しくご説明いたします。
オンラインシッピングツールで印刷したEMSの書類
国際郵便マイページサービスなどの送り状発行システムを使用してEMSラベルを作成する際、以下の書類が発行されます。
- 送り状（Dispatch Note）
- 税関告知書CN23
- インボイス
- ご依頼主控え（Sender's Copy①）
- EMS受取書（Sender's Copy②）
- EMS受付局控（Post office's copy）
これらの書類の目的や、どのように発送する際に必要なのかについて、順を追って詳しく説明していきます。
⚠️ 海外発送の際、手書きラベルでは通関電子データが送信されないため、2023年3月以降、国際郵便用の手書きラベルが原則廃止されました。EMSで海外向けの発送することを希望する際、送り状発行システムを利用し、EMSの送り状を発行してください。
1. 送り状
送り状（Dispatch Note）とは、発送用のラベルを指します。差出人と受取人の氏名・住所・郵便番号から送られる品の内容まで、海外発送に必要な情報が記載される書類です。
また、この書類の「ご署名 Signature of the sender」欄には、手書きでご署名を行う必要があります。
【書類のサンプル】
2. 税関告知書CN23
税関告知書CN23は、郵便物の内容を税関に申告するための用紙です。EMSで海外発送する際、税関告知書CN23が利用されます。この書類は、通常はEMSラベルに2枚内包されていますが、宛先国によっては3枚が必要な場合もあります。
金銭的価値のあるものを送る際には、品名や価格などの詳細を具体的に記入し、貼付もしくは添付する必要があります。オンラインシッピングツールを使用する場合、必要な枚数の税関告知書が自動的に作成されるので、別途に確認する必要がありません。
本書類にある「差出人の署名及び日付 Date et signature de l'expéditeur」欄には、手書きにてご署名対応する必要があります。
【書類のサンプル】
税関告知書CN23は、以下のとおりです。
※小形包装物（Small Packet）を発送する場合、別の種類である「税関告知書CN22」が利用されます。この税関告知書CN22は、送り状と同じA4用紙に記載されます。
【書類のサンプル】
3. インボイス
インボイスとは、荷物の明細を宛先の通関に知らせるための書類です。1つの荷物に対して1部必要です。通関手続きをスムーズに進めるために、インボイスの記載内容と実際の荷物の内容は必ず一致させる必要があります。不一致がある場合、荷物が返送される可能性があります。
本書類にある「署名 Signature」欄には、手書きにてご署名対応する必要があります。
【書類のサンプル】
4. ご依頼主控え（Sender's Copy①）
ご依頼主控え（Sender's Copy①）とは、発送人が保管する必要のある書類です。これとEMS受取書（Sender's Copy②）は、追跡や損害賠償の際に必要ですので、大切に保管してください。
【書類のサンプル】
5. EMS受取書（Sender's Copy②）
EMS受取書（Sender's Copy②）とは、EMSサービスを利用して海外発送する際に、郵便局に提出するための書類です。EMS発送に必要な他の書類と一緒に発行されますが、切り離して専用のパウチに入れず、郵便局に提出します。郵便局で日付印を押印した後、発送人が保管する必要があります。
【書類のサンプル】
6. EMS受付局控（Post office's copy）
EMS受付局控（Post office's copy）とは、ご依頼主控え（Sender's Copy①）と同じA4用紙に印刷される書類で、切り取る必要があります。海外発送時、EMS受付局控は専用のパウチに入れず、郵便局へ提出するためのものです。郵便局で保管される書類です。
【書類のサンプル】
EMSのパウチに封入する書類
オンラインシッピングツールで印刷したEMS発送に必要な書類を紹介しましたが、実際のEMSパウチに封入する必要のある書類は、以下の通りです。
- 送り状
- 税関告知書
※税関告知書の枚数が国によって異なります。 - インボイス
また、以下の表をご参考ください。
まとめ
この記事では、国際郵便EMSを使用して荷物を送る際に必要な書類について説明しました。発送手続きはEC店舗運営にとって重要な作業ですので、これらの書類を理解し、正確に記入することが大切です。
オンラインシッピングツールShip&coを活用すれば、発送手続きをスムーズに進めることができます。これにより、ShopifyやeBayなどのEC店舗の出荷業務を効率的に行い、配送までの時間を短縮することが可能です。
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