クラウドベースの出荷管理システムで業務を効率化！ECサイト運営の時間とコストを削減
Shopifyなどを活用したネットショップの運営においては、注文数が増えるほどに出荷業務が煩雑になりがちです。
このような課題を解決し、効率化と顧客満足度の向上を実現させるにはどうしたらよいのでしょうか。
その解決策として注目されているのが、クラウドベースの出荷管理システムです。本記事では、このシステムを活用してECサイトの運営を効率化する方法やおすすめのアプリ・システムについて紹介します。
出荷業務の課題
ECサイトの運営において、たとえば以下のような課題が考えられます。
- 在庫管理のトラブル
- 配送の遅れ
- カスタマーサポートに対する負荷
- 運送会社の管理
- 国際配送の際の料金
- 成長に伴う業務量の増加
これらの課題は、放置しておくとサイト運営を圧迫するだけではなく、顧客の信頼も失ってしまう可能性もある重要な問題です。
以下の項目では、それぞれの課題について具体的に解説しています。
在庫管理のトラブル
ECサイト運営の課題としては、在庫管理のトラブルが挙げられます。
これは、在庫が正しく管理されていない場合に商品の過不足が起きてしまうという事象があるためです。
たとえば、大量の注文が発生した際に在庫が適切に管理されていないと、商品が足りなくなってしまったり、誤配送が発生してしまったりします。
このトラブルは、在庫がリアルタイムで更新されていない場合に起こりがちです。
商品が売り切れているのに販売し続けてしまうと顧客とのトラブルにつながりますし、販売機会を失ってしまう可能性もあります。
このようなトラブルを防ぐためには、クラウドベースの在庫管理システムを導入するなどでデジタル化し、リアルタイムで注文と在庫を同期するなどの対策が考えられるでしょう。
配送の遅れ
手作業で出荷業務をおこなっている場合などでは、配送手配のミスや予測できない悪天候の際に商品配達の遅れが発生してしまいがちです。
このようなトラブルがあると、顧客からしてみれば「届くはずの商品がなかなか届かない」という不安やストレスになります。配送遅延が発生してしまうと顧客の信頼度も低下するほか、クレームにもつながるためカスタマーサポートの負荷が高くなってしまう可能性もあるでしょう。
このような問題を発生させないようにするためには、システムを用いた配送手配をおこなう、リアルタイムで配送状況を追跡できるシステムを導入するなどの対策が考えられます。
カスタマーサポートに対する負荷
ECサイトの成長とともに顧客が増加すると、配送に関する問い合わせも増えカスタマーサポートの負荷が高くなる可能性があります。
カスタマーサポートに負荷がかかると、人員不足によるスタッフの業務負担増加のほか、問い合わせ対応までの時間が増えることにより顧客満足度の低下を招きかねません。
このような問題を防ぐには、Q&Aページの作成のほか、自動返答のチャットボットや注文状況がリアルタイムでチェックできるシステムなど、問い合わせの前に顧客が自分で疑問を解消できるような環境づくりが大切です。
運送会社の管理
ECサイトでは複数の運送会社を利用していることも多いと思いますが、その場合に発生しがちなのがこの配送業者の管理に対する問題です。
配送業者ごとに配送料金やサービスの内容が異なるため、これらを手作業で管理したり、それぞれの送り状ラベルをその都度各サービスの管理画面から発行したりするのは大変ですよね。
注文数が少ないうちは問題がなくとも、ECサイトの成長とともに注文数が増加すると、このような作業は複雑かつ面倒なため時間がかかったりミスが発生したりする可能性もあります。
現在ではShip＆coのように複数の運送会社と連携し送り状も一括で発行できるシステムもありますので、こういった便利なシステムを活用するのがおすすめです。
国際配送の際の料金
越境ECを運営している場合には、国際配送の際にかかる送料の比較などに時間がかかるケースもあります。
出荷する荷物のサイズや重さによっても配送料金が変わるため、送料を確認する手間は大きいといえるでしょう。
さらに注文量が増えてしまうと手作業での管理はもっと難しくなります。
かといって、特定の配送業者だけを利用するとなるとコストを削減できません。顧客にとっても最安ではない送料を負担しなければならないのがマイナスポイントになってしまう可能性もあるでしょう。
このような場合は、出荷する荷物の情報を入力すれば複数の配送業者を比較できるシステム（Ship＆coなど）を活用するのがおすすめです。
成長に伴う業務量の増加
上記に挙げた課題にも含まれますが、ECサイト運営には成長するにつれ業務量が比例して増加するという面があります。
注文確認や在庫管理、発送の際の梱包やラベル発行など、多岐にわたる業務がある中で、それぞれの業務をすべて手作業でおこなっていると負担が増えて限界が来てしまうでしょう。
昨今ではこれらECサイトにおける出荷業務や配送管理をラクにするシステムが増えてきています。中でもクラウドベースの出荷システムは仕組み上効率化にも適しており注目されています。
クラウドベースの出荷管理システムとは？
クラウドベースの出荷管理システムとは、インターネットを通じて利用できる配送管理アプリや出荷管理サービスのことを指します。
インターネット上で情報連携が可能なため、リアルタイムの情報更新に強くインターネット環境さえあればいつでもどこでも接続できるというのも強みです。
オンプレミスやパッケージといった他のタイプのシステムと比較して導入のハードルが低く、アップデートなどもしやすいため、手軽に最新のシステムを使いたいという場合にもピッタリといえるでしょう。
クラウドベースの出荷管理システムを利用するメリット６つ！
ECサイト運営にクラウドベースの出荷システムを取り入れるメリットには、たとえば以下のようなものがあります。
- リアルタイムな情報更新が可能
- 配送業務のコスト削減が可能
- 出荷業務のミスを削減
- 常に最新の状態で使える
- 多拠点でも使える
- 複数の配送業者を一元管理できる
メリット①リアルタイムな情報更新が可能
クラウド型の出荷管理システムは、インターネットを利用して情報が即座に反映されるのがメリットです。
これによって、在庫状況や注文の情報がリアルタイムで共有されるため、業務のスピードが向上するだけではなく情報が遅れることによるミスやトラブルを防ぐことができます。
仮になんらかのトラブルが発生した場合でも、リアルタイムで情報が更新されるため、そのトラブルにも対応しやすいというのも利点です。
チームや倉庫が複数あるという場合でも、クラウドですぐに情報共有ができより効率的に連携を取ることができます。
メリット②出荷業務のコスト削減が可能
クラウドベースの出荷システムは、パッケージ型やオンプレミス型のシステムと比較して導入時のコストがリーズナブルなことが多く、スタートアップ企業や中小規模のECサイトでも使いやすいのがポイントです。
クラウド型の出荷管理システムは内部での開発や保守・メンテナンス等も必要ないことから、その部分にかかる費用も抑えられるのが魅力ですね。
さらに、システムを導入することで、配送業者ごとの配送料金の比較なども容易になるため、出荷業務におけるコストも削減することができます。
メリット③出荷業務のミスを削減
出荷管理システムを導入することで、ECサイトにおける管理業務や出荷業務のミスを大幅に削減することができます。
手動での業務というのはどうしても人的ミスが発生しがちで、そのミスを防ぐためのチェック作業なども業務効率化を妨げている可能性があります。
システムを導入することで手作業を削減して人的ミスを減らすことができれば、業務の効率化が可能なだけではなく、ミスによるトラブルや顧客からのクレームを防ぐことができるでしょう。
メリット④常に最新の状態で使える
クラウドを利用した出荷管理システムでは、サービス運営会社によるアップデートが日々おこなわれています。
パッケージ型やオンプレミス型のように、ユーザー自らがアップデートをおこなわなければならないということもなく、常に最新の状態で使えるのが強みです。
業務の多いECサイト運営だからこそ、アップデートの手間なども含めて削減しつつ、常に新しい状態のシステムを利用できるクラウド型は魅力的なのではないでしょうか。
メリット⑤リモート・多拠点でも使える
クラウドベースの出荷システムは、インターネットを介して情報を更新することができるため、多拠点運営やリモートワークにも対応しています。
仮に災害時などでチームが集まれないという場合でも、インターネット環境があれば運営を中断しなくてすむというのもクラウドの強みです。
現在拠点が少ないとしても、ECサイトの成長によって拠点が増えることも考えられます。あらかじめ、先を見据えて多拠点に対応したシステムを導入しておくというのもひとつの選択肢です。
メリット⑥複数の配送業者を一元管理できる
出荷管理システムを利用すれば、複数の配送業者を一つの画面で管理することができます。
たとえば、A社の送り状を発行したい時はA社の管理画面を、B社の送り状を発行したい時はB社のアプリを……。など、各配送業者のシステムをいちいち開かなければいけないという面倒な状況になることはないでしょうか。
一つの配送業者であれば各企業が提供している送り状発行システムを使えばいいだけなので問題ありませんが、送料や発送する商品等によっては複数業者を使い分けたいという場合もあります。
このような時に、出荷管理システムは便利です。複数の配送業者と連携することで、各業者の画面を開くことなくシステムから送り状を発行できます。
クラウドベースの出荷システムを選ぶときのポイント
クラウドベースの出荷システムは便利ですが、どのようなポイントに注目して選べばよいのでしょうか。
選定時のポイントとしては、たとえば以下のようなものが挙げられます。
- 主要な複数の配送業者と連携できるか
- システムの操作性や使いやすさをチェック
- 業務に合わせた自動化機能があるか
- 国際配送に対応しているか
- 配送件数が増えても対応できるか
- コスト・費用対効果のバランスをチェック
- サポートが充実しているか
ポイント①主要な複数の配送業者と連携できるか
クラウドベースの出荷システムを選ぶうえでのポイントとして、複数の配送業者に対応していることは重要です。
なぜなら、配送業者に対応している範囲が広ければ、納期やコストといったさまざまな要素に対応できるからですね。
また、自分が使う主要な配送業者ときちんと連携できるかについても、しっかりと確認しておきましょう。
そのシステムが連携可能な配送業者については、システムの公式サイトなどに記載されています。
ポイント②システムの操作性や使いやすさをチェック
操作性や使いやすさは、出荷管理システムを選定するうえでとても重要なポイントです。
たとえば、リーズナブルで機能が多いからという理由でシステムを選んだとしても、利用者にとって使いにくければそのシステムのよさを活かすことができません。
さらに、導入や操作で手間取ってしまえば、ECサイト運営そのものに支障が出てしまう可能性も考えられます。
システムの操作感などを知りたい場合は、デモを提供しているサービスやお試し期間があるシステム、基本料金は無料で従量課金制などのシステムを試してみるとよいでしょう。
ポイント③業務に合わせた自動化機能があるか
出荷に関するシステムと一口にいっても、その種類や提供している機能はさまざまです。
たとえば、送り状の発行を簡単にしてくれるシステム、在庫管理やロケーション管理に特化したシステムなど、企業ごとに独自の機能があるため、自社に合ったものを選択しましょう。
現在のECサイト運営において、業務のどの部分に課題を感じているのかを洗い出し、その課題に応じた自動化機能を有したシステムを選ぶことが大切です。
ポイント④国際配送に対応しているか
出荷関連のシステムを選定するうえでは、国内配送だけではなく国際配送にも対応しているかどうかチェックすることも重要です。
複数の国内配送業者に対応しているシステムを選ぶだけではなく、国際配送にも対応可能なシステムを選べば、さらに事業の選択肢が広がることは間違いないでしょう。
配送業務が大きく関わるECサイト運営において、国内外問わず配送の連携範囲が広いシステムを選ぶことは重要といえます。
ポイント⑤配送件数が増えても対応できるか
ECサイトの成長に応じて配送件数が増加しても対応可能なシステムを選ぶのがおすすめです。
その他にも、業務量が増えてもパフォーマンスが低下することなく利用できるか、成長に合わせて機能を拡張できるかなど、将来の状況に対応できるかという視点でシステムを選ぶのもよいでしょう。
システムによっては、配送件数が少ない場合に適したプランと多い場合に適したプランの両方を用意している場合もあるため、各サービスがどのようなプランを提供しているかチェックしてみてください。
ポイント⑥コスト・費用対効果のバランスをチェック
クラウド型の出荷システムはリーズナブルに利用できるケースが多いのですが、やはりコストや機能のバランスは重視すべきだといえるでしょう。
クラウドベースの出荷管理システムを利用する場合、導入にかかる初期費用のほか、月額料金などのランニングコストが必要です。
月額料金だけで見てしまうと「コストは安いけれど拡張性に欠けるシステム」を選択してしまうことになるかもしれませんし、機能だけで見ると「不要な機能が多くコストが高いシステム」を選んでしまう可能性もあります。
さまざまなサービスがある中で、自社に必要な機能とコストのバランスが見合ったシステムを選びましょう。
ポイント⑦サポートが充実しているか
出荷管理システムを導入するうえでは、困ったときのサポートが充実しているかも重要なポイントです。
システムを導入する際の案内だけではなく、操作方法や設定で疑問点があったときに頼れるサポートがいると安心ですよね。
サポートデスクの対応が充実しているシステムであれば、初めてECサイトを運営する・出荷管理システムを導入するという場合でも運用でつまずくことなく業務を進められます。
便利なクラウド出荷システムはスタートアップ企業にもおすすめ！
今回は、クラウドベースの出荷システムについて解説しました。
ECサイト運営で課題となるさまざまな業務の問題について、便利なクラウド出荷システムを利用することで解決できることも多いのではないでしょうか。
また、出荷管理システムの中でもクラウドベースのものは低コストで導入しやすく、スタートアップ企業にもおすすめです。
手作業では煩雑な出荷作業を、クラウドベースの出荷システムを使って効率化していきましょう！
国内発送も海外発送もShip＆coが便利！
Ship＆coは送り状発行に特化したクラウドベースの出荷管理システムです。国内向けのECサイトでも、越境ECでも、どちらにも対応したShip＆coアプリ・APIが便利です！
Ship＆coアプリでは、ShopifyをはじめとしたさまざまなECショップとの連携が可能になっています。API連携も可能なため、自社システムに導入するといったことも可能です。
さらに、海外配送では各配送業者の送料の比較が可能。荷物のサイズや重量を入力すれば、すぐに配送コストを比較することができます！
また、手作業では面倒でミスも起こりがちな複数注文の送り状（日本郵便、ヤマト運輸、佐川急便（いずれも国内発送）、ならびに海外発送の国際郵便）は、最大50件まで一括発行可能！
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